Создание динамических планов проектов в Таблицах

Хотите быстро распределять работу, назначать исполнителей, отслеживать сроки и вовремя узнавать о ходе выполнения проекта? В Google Таблицах можно следить за выполнением задач, вносить изменения в проект и работать над ним вместе с командой.

Создание динамических планов проектов в Таблицах
1

Настройка плана проекта

Сначала вам нужно создать план проекта и указать, какую информацию вы хотите получать от команды.

Читайте в этом разделе:

1.1

Как создать таблицу проекта

Чтобы создать таблицу проекта:

  1. Откройте Google Диск и нажмите Создать > Google Таблицы.

  2. Нажмите на заголовок Новая таблица и введите название плана проекта.

  3. Добавьте заголовки столбцов. Например, чтобы отслеживать задачи проекта, можно добавить столбцы "Владелец задачи", "Срок выполнения", "Статус" и "Комментарии".

  4. Заполните столбцы, чтобы создать план проекта. Когда вы предоставите к файлу доступ, остальные пользователи тоже смогут вносить в него изменения.

Как создать таблицу проекта
1.2

Как добавить описания задач

Если заголовок столбца или задание требует дополнительных пояснений, добавьте к нему комментарий.

  1. Выберите столбец или ячейки, к которым нужно добавить примечание.
  2. Нажмите Вставка > Комментарий.
  3. Введите описание в появившееся поле.
  4. Нажмите в любом месте за пределами поля комментария, чтобы закрыть его.
Как добавить описания задач
1.3

Как ограничить выбор вариантов

Вы можете ограничить варианты, которые пользователи могут выбирать в ячейках. Например, в столбце Статус можно использовать значения Не начато, Выполняется и Выполнено, чтобы вам было проще отслеживать работу над проектом.

  1. Выберите столбец, в который нужно добавить выбор вариантов.
  2. Нажмите Данные > Проверка данных.
  3. В разделе Правила выберите Список значений.
  4. Введите значения через запятую.
  5. Нажмите Сохранить.
  6. Чтобы увидеть доступные варианты, нажмите на стрелку вниз в любой из ячеек измененного столбца.
Как ограничить выбор вариантов
1.4

Как настроить отслеживание выполнения

Вы можете легко отслеживать выполнение задач проекта с помощью правил условного форматирования. Например, задачи можно окрасить в разные цвета в зависимости от их статуса.

  1. Выберите столбец, к которому нужно применить правила условного форматирования.

  2. Нажмите Формат > Условное форматирование.

  3. Настройте правила. В нашем примере нам нужно назначить разные цвета задачам со статусом Выполнено, Не начато и Выполняется.

    a На вкладке Один цвет в меню Форматирование ячеек выберите вариант Текст содержит.

    b В поле ниже введите Выполнено.

    c В разделе Формат выберите, в какие цвета нужно окрасить фон ячейки или сам текст.

    d Нажмите Текст или Цвет заливки, чтобы подобрать собственный цвет. Можно выбрать цвета шрифта и фона.

    e Нажмите Добавить правило и повторите указанные выше действия, чтобы настроить другие критерии форматирования. Например, вы можете назначить красный фон задачам со статусом Не начато и оранжевый – задачам со статусом Выполняется.

    f Нажмите Готово.

Как настроить отслеживание выполнения
1.5

Как добавить уведомления

Следите за работой над проектом и изменением его статуса с помощью уведомлений по электронной почте. Вы сможете получать сведения об изменениях, авторах правок и времени их внесения. Частоту получения таких оповещений можно изменить.

  1. Нажмите Инструменты > Уведомления.

  2. Укажите, в каких случаях и каким способом вы хотите получать оповещения.

  3. Нажмите Сохранить.

  4. Нажмите Готово.

Как добавить уведомления
2

Взаимодействие с командой

2.1

Как блокировать важное содержание

Иногда бывает необходимо заблокировать определенное содержание, чтобы пользователи не могли его изменить. Вы можете защитить нужные данные, предотвратив их изменение или разрешив их редактировать только определенным пользователям.

  1. Выберите ячейки, которые нужно защитить.

  2. Нажмите Данные > Защищенные листы и диапазоны.

  3. Нажмите Задать разрешения.

  4. Выполните одно из следующих действий:

    • Чтобы вносить изменения могли только некоторые пользователи, нажмите Выбирать, кто может редактировать этот диапазон и укажите участников.
    • Чтобы при попытке изменения защищенного диапазона отображалось предупреждение, выберите Показывать предупреждение во время редактирования этого диапазона.
  5. Нажмите Готово.

Как блокировать важное содержание
2.2

Как создать группу для команды в Google Группах

Чтобы упростить доступ к документу и общение с командой по электронной почте, создайте список рассылки в Google Группах.

При добавлении в группу новых участников они автоматически получают доступ ко всему контенту, которым ранее с ней поделились. И наоборот, если вы удаляете участника, он теряет доступ ко всем материалам.

  1. Откройте Google Группы и нажмите СОЗДАТЬ ГРУППУ.

  2. Введите название и адрес электронной почты группы.

  3. В разделе "Тип группы" выберите Список рассылки.

  4. Распределив роли, укажите, кто может просматривать темы, публиковать сообщения и присоединяться к группе.

    • Участники могут отправлять сообщения группе.
    • Менеджеры могут отправлять сообщения группе, одобрять заявки, добавлять и исключать участников.
    • Владельцы могут добавлять участников. По умолчанию владельцем группы считается ее создатель, но вы можете назначить эту роль и другим пользователям.
  5. Нажмите СОЗДАТЬ.

  6. Нажмите Пригласить участников в группу.

  7. Введите адреса электронной почты пользователей, которых вы хотите пригласить в группу.

  8. Нажмите Отправить приглашения.

Как создать группу для команды в Google Группах
2.3

Как предоставить группе доступ к таблице

Теперь вы можете предоставить участникам команды (или созданной группы) доступ к плану проекта.

Чтобы открыть доступ к файлу, который вы создали или можете редактировать:

  1. Откройте файл, к которому нужно предоставить доступ.

  2. Нажмите Настройки доступа.

  3. Укажите адреса электронной почты (или адрес рассылки в Google Группах).

  4. Укажите, какие права вы хотите предоставить этим пользователям:

    • Редактирование: соавторы могут добавлять и изменять содержание документа, вставлять комментарии. Выберите этот вариант, чтобы ваши коллеги могли изменять план проекта.
    • Комментирование: соавторы могут только добавлять комментарии; изменение содержания недоступно.
    • Чтение: пользователи могут только просматривать файл; добавление комментариев и изменение содержания невозможно.
  5. Добавьте описание плана проекта (необязательно).

  6. Нажмите Отправить.

Все пользователи, которым вы предоставили доступ, получат ссылку на документ по электронной почте. Если вы разрешили редактирование файла, ваши коллеги смогут:

  • Добавлять или редактировать содержание документа, например изменять задачи, владельцев или сроки.
  • Настраивать фильтры для отображения только определенных данных.
  • Добавлять комментарии, адресованные конкретным пользователям.
  • Обновлять статус задач.
  • Добавлять описания.
Как предоставить группе доступ к таблице
2.4

Как упорядочить данные с помощью фильтров

Вы можете использовать фильтры, чтобы отобразить только нужные сведения, например собственные задачи или вопросы, требующие решения в определенный срок. Можно сохранить фильтр и вернуться к нему позже или отправить его по электронной почте коллегам, чтобы привлечь их внимание к важным аспектам работы.

  1. Нажмите Данные > Фильтры > Создать новый фильтр.
  2. В верхней части страницы нажмите на поле Имя и введите название фильтра.
  3. С помощью стрелок в заголовках столбцов настройте отображение данных.
  4. Чтобы отправить ссылку на фильтр, скопируйте URL и вставьте его в письмо.
  5. Нажмите X в правом верхнем углу, чтобы вернуться к документу. Фильтр будет сохранен автоматически.
Как упорядочить данные с помощью фильтров
2.5

Как добавлять комментарии

Комментарии позволяют узнать мнение коллег о той или иной задаче, назначить исполнителей или задать вопрос.

  1. Выберите ячейку, к которой нужно добавить комментарий.

  2. Нажмите Вставка комментария в Google Документах.

  3. Чтобы адресовать комментарий конкретному человеку, поставьте знак плюса (+) и добавьте его адрес электронной почты. Этот пользователь получит письмо с вашим комментарием и ссылку на таблицу.

  4. Введите комментарий.

  5. Нажмите Добавить.

Как добавлять комментарии
3

Больше возможностей с G Suite

Сервисы G Suite удобнее всего использовать в сочетании друг с другом. Ниже приводятся некоторые способы оптимизировать работу над планом проекта и упростить взаимодействие с коллегами.

Читайте в этом разделе:

3.1

Как прикрепить план проекта к приглашению на мероприятие

Чтобы все участники могли ознакомиться с планом проекта перед совещанием, прикрепите его к приглашению на мероприятие в Google Календаре. Участники команды в любой точке земного шара смогут открыть его и вносить изменения в реальном времени. Первые несколько минут встречи можно посвятить обсуждению поставленных задач и внесению соответствующих изменений в план проекта.

Чтобы прикрепить план проекта к приглашению на мероприятие в Календаре:

  1. Откройте Календарь и дважды нажмите на событие.

  2. Нажмите Добавить файл.

  3. Укажите таблицу с планом проекта и нажмите Выбрать.

  4. Нажмите СОХРАНИТЬ.

Как прикрепить план проекта к приглашению на мероприятие
3.2

Как показать план проекта во время видеовстречи

Вы можете представить план проекта во время совещания, чтобы все его участники были в курсе последних изменений.

Для этого выполните следующие действия:

  1. Откройте план проекта на Google Диске.

  2. В Hangouts нажмите Меню .

  3. Выберите окно с планом проекта, чтобы открыть к нему общий доступ.

Теперь участники видеовстречи тоже видят открытую вами таблицу. Вы можете в любой момент закрыть доступ к своему экрану, нажав Меню .

Как показать план проекта во время видеовстречи
3.3

Как добавить план проекта на страницу команды

Разместите копию плана проекта на странице команды. Внесенные в таблицу изменения будут автоматически отображаться и на сайте.

Чтобы опубликовать план проекта на сайте команды:

  1. Перейдите в Google Сайты и откройте раздел сайта, в котором вы хотите разместить таблицу.

  2. В верхней части страницы нажмите Редактирование сайтов.

  3. Нажмите Вставка > Диск и выберите Таблица.

  4. Найдите план проекта и нажмите Выбрать.

  5. Нажмите СОХРАНИТЬ.

  6. Нажмите Сохранить в верхней части страницы.

Размещение плана проекта на сайте команды
3.4

Как редактировать план проекта на мобильных устройствах

Когда вы отсутствуете на рабочем месте, вы все равно можете просматривать и редактировать план проекта с мобильного устройства. Для этого нужно просто скачать приложение Google Таблицы. Все внесенные изменения автоматически синхронизируются на всех устройствах, поэтому вам всегда будет доступна самая последняя версия файла.

На устройствах Android:

  1. Откройте Google Play.
  2. Найдите и установите приложение Google Таблицы.

На устройствах iOS:

  1. Откройте App Store.
  2. Найдите и установите приложение Google Таблицы.
Как редактировать план проекта на мобильных устройствах

Дальнейшие действия

Попробовать

Скопируйте этот шаблон плана проекта и попробуйте Таблицы в работе.

Открыть шаблон

Узнать больше

Узнайте, как ещё можно оптимизировать совместную работу, например редактировать таблицы Microsoft® Excel® без установки Microsoft Office, возвращаться к более ранней версии таблицы или работать с файлом без подключения к Интернету.

Советы по работе с Таблицами