Что такое Группы?

Google Группы упрощают совместную работу с многими пользователями сразу, например в рамках рабочих групп, подразделений или учебных классов. Группе можно отправлять электронные письма, приглашать ее участников на мероприятия, а также предоставлять доступ к документам. Кроме того, можно создать интерактивный форум, где вы сможете обсуждать важные темы или отвечать на вопросы о своем продукте.

Примечание. Это руководство относится к Google Groups for Business, которые предоставляют дополнительные возможности пользователям G Suite. Если описанные функции вам недоступны, обратитесь к администратору.

Что вам понадобится:

Аккаунт G Suite

10 минут

Что такое Google Группы?
1

Вступление в группу

Чтобы присоединиться к существующей группе, просто найдите ее и отправьте запрос.

Примечание. К открытой группе можно присоединиться сразу. Для вступления в группу с ограниченным доступом необходимо, чтобы заявку одобрил администратор. Чтобы стать участником частной группы, нужно отправить запрос ее владельцу, нажав на соответствующую ссылку.

Читайте в этом разделе:

1.1

Как найти группу

Прежде чем выполнять поиск, перейдите в режим просмотра групп внутри вашей организации.

  1. Откройте Группы и нажмите Мои группы.

  2. Нажмите Просмотреть другой домен: vashdomen.ru.

Это означает, что отображаемые группы будут доступны только сотрудникам вашей организации.

Чтобы найти группу, введите запрос вверху страницы. При этом будут появляться подсказки. Выберите один из предложенных вариантов или нажмите , чтобы увидеть все результаты.

Как найти группу
1.2

Как присоединиться к группе

Вы можете присоединиться к любой открытой группе в вашем каталоге. В некоторые группы можно вступить сразу, а в некоторые – только отправив запрос.

  1. Выберите группу в каталоге, чтобы перейти на ее страницу.
  2. Нажмите Вступить в группу или Подать заявку на вступление.
  3. Укажите, какое отображаемое имя использовать, как получать сообщения и отображать ли ссылку на профиль Google и фотографию в ваших записях. Затем нажмите Вступить в эту группу или Подать заявку на вступление.
Как присоединиться к группе
2

Публикация тем и ответов

В группе может быть одна или несколько тем, посвященных определенным вопросам и содержащих некоторое количество сообщений.

Читайте в этом разделе:

2.1

Как найти тему

Чтобы просмотреть список тем в группе, откройте ее страницу.

Если тем слишком много, найти нужные можно с помощью поиска, фильтров и тегов.

Как найти тему

Чтобы найти определенную тему:

  1. Введите название темы в поле поиска вверху страницы.

  2. При этом будут появляться подсказки. Выберите один из предложенных вариантов или нажмите , чтобы увидеть все результаты.

Как использовать фильтры

  1. На страницы Темы нажмите кнопку Фильтры.

    Примечание. Если такой кнопки нет, значит у вас отсутствуют права на использование фильтров в этой группе.

  2. Настройте нужные фильтры.
  3. Нажмите Применить выбранные фильтры, чтобы отобразить соответствующие темы.
  4. Чтобы вернуться к полному списку тем, нажмите Фильтры > Очистить фильтры (показать все темы).

Как использовать теги

В некоторых группах для классификации и поиска тем используются теги. Если в вашей группе эта функция включена, вы увидите Теги в списке тем. Теги можно указать при создании новой темы или изменении существующей.

Как найти тему
2.2

Как пометить важные темы

Чтобы упростить поиск важных тем, можно их пометить. Для этого просто нажмите на звездочку рядом с темой в списке.

Чтобы просмотреть все выделенные таким образом темы, нажмите Отмеченные в боковой панели.

Как пометить важные темы
2.3

Как ответить на тему

В зависимости от настроек группы и ваших разрешений вы можете читать и отвечать на сообщения на самом форуме или по электронной почте. Например, если ваша группа принадлежит к типу "Совместные входящие" или "Форум "Вопросы и ответы", то отвечать на сообщения вы, скорее всего, будете на странице в Интернете.

  1. Найдите группу и перейдите на страницу Темы.

    Темы с новыми сообщениями будут выделены полужирным.

  2. Нажмите на тему, которую хотите прочитать. Первое сообщение в теме отображается сверху, а ответы – под ним.

  3. Нажмите ОТВЕТИТЬ под любым ответом в теме или нажмите на поле Ответить под первым сообщением.

    От того, на какое сообщение вы отвечаете, зависит, сколько текста будет цитировано в вашем ответе.

  4. Введите ответ в появившемся поле.

  5. Нажмите Опубликовать, чтобы отправить сообщение группе.

Как ответить на тему
2.4

Как создать тему

Вы можете создавать собственные темы для обсуждения по электронной почте или на форуме.

По электронной почте

Просто напишите письмо группе. Тема письма станет темой обсуждения.

На форуме

  1. В левом верхнем углу страницы Темы нажмите кнопку НОВАЯ ТЕМА или НОВЫЙ ВОПРОС (в зависимости от типа группы).

  2. Введите Тему или Название вопроса. В зависимости от настроек группы и ваших разрешений вы можете выбрать тип сообщения:

    • Обсуждение (): тема для общих дискуссий. Если при нажатии кнопки НОВАЯ ТЕМА выбрать тип сообщения невозможно, будет создана тема типа "Обсуждение".

    • Вопрос (): новый вопрос на форуме "Вопросы и ответы". Если при нажатии кнопки НОВЫЙ ВОПРОС выбрать тип сообщения невозможно, будет создана тема типа "Вопрос".

    • Объявление (): тема, содержащая важную информацию. Читать объявления могут все участники группы, а создавать их – как правило, только владельцы и администраторы.

  3. Введите первое сообщение темы и нажмите ОПУБЛИКОВАТЬ. Тема появится в общем списке.

Как создать тему
2.5

Как закрыть тему

В некоторых группах вы можете резюмировать тему, выбрав Лучший ответ (на форумах "Вопросы и ответы") или пометив тему как Завершенную (для групп типа "Совместные входящие"). Для этого откройте тему и нажмите Пометить как завершенные или Отметить как лучший ответ рядом с сообщением.

Как закрыть тему
2.6

Как удалить сообщение в теме

Чтобы удалить созданное сообщение, разверните его, нажмите рядом с кнопкой и выберите Удалить сообщение. В теме будет показано сообщение о том, что ответ был удален; его автор указан не будет.

Как удалить сообщение в теме
3

Создание группы

Просто выберите тип группы и укажите необходимые сведения.

Читайте в этом разделе:

3.1

Как выбрать тип группы

Тип группы зависит от ее предназначения. Вы можете создавать списки рассылок, веб-форумы, форумы для ответов на вопросы и общие почтовые ящики.

Тип группы

Описание

Примеры использования

Тип группы

Список рассылки

Описание

Название говорит само за себя. Адрес электронной почты, с помощью которого любой сотрудник организации может отправлять сообщения всей команде.

Примеры использования

Для коллективов, активно использующих электронную почту для обмена информацией.

Тип группы

Веб-форум

Описание

Группа, посвященная определенной теме и открытая для всех сотрудников организации.

Примеры использования

Интернет-сообщество для пользователей со схожими интересами, навыками и обязанностями.

Тип группы

Форум "Вопросы и ответы"

Описание

Эксперты по продуктам и технически подкованные пользователи помогут ответить на вопросы и выбрать лучшие варианты ответов. Все темы добавляются в архив и фактически становятся базой знаний для последующего использования.

Примеры использования

Интернет-форум для ваших клиентов, на котором они могут получить нужную информацию о ваших продуктах и услугах.

Тип группы

Совместные входящие

Описание

Участники группы могут получать сообщения и отвечать на них через общий адрес электронной почты, например support@vasha_kompaniya.ru. Вы можете назначить входящие сообщения определенным участникам, отслеживать статус, классифицировать сообщения для быстрого поиска и многое другое.

Примеры использования

Для коллективов, использующих адрес электронной почты при обработке заявок в службу поддержки или запросов в отдел продаж от коллег или клиентов.

3.2

Как создать группу и настроить основные разрешения

Примечание для владельцев аккаунтов G Suite. Чтобы найти или создать веб-форум, доступный только сотрудникам вашей организации, откройте Группы и нажмите Мои Группы > Просмотреть другой домен: vashdomen.ru. После этого переходите к указанным ниже действиям.

Определите тип группы, которую вы хотите создать.

  1. На домашней странице Google Групп нажмите СОЗДАТЬ ГРУППУ.

  2. Укажите нужные сведения, в том числе название, адрес электронной почты и тип группы.

  3. В разделе Основные разрешения с помощью ролей укажите, кто может просматривать темы, публиковать сообщения и присоединяться к группе.

    • Участники могут отправлять сообщения группе.

    • Менеджеры могут отправлять сообщения группе, одобрять заявки, добавлять и исключать участников.

    • Владельцы могут добавлять участников. По умолчанию владельцем группы считается ее создатель, но вы можете назначить эту роль и другим пользователям.

4.Нажмите СОЗДАТЬ.

Как создать группу и настроить основные разрешения
3.3

Как пригласить участников

Создав группу, добавьте в нее участников, отправив им приглашения или выбрав их сразу.

Примечание. У всех участников должен быть аккаунт G Suite.

  1. В списке тем нажмите Управление.

  2. В разделе Участники нажмите Пригласить участников, чтобы отправить пользователям приглашения, или выберите Добавить участников напрямую, чтобы добавить их самостоятельно.

  3. Введите адреса электронной почты.

  4. Напишите пригласительное сообщение.

  5. Нажмите Отправить приглашения или Добавить.

Как пригласить участников
4

Взаимодействие с командой

Единый адрес электронной почты позволяет связаться со всеми участниками группы, поэтому теперь стало гораздо проще отправлять сообщения, рассылать приглашения на мероприятия и предоставлять доступ к документам всему коллективу. Ниже мы рассмотрим, как использовать Google Группы в связке с другими сервисами G Suite для более эффективного взаимодействия.

Читайте в этом разделе:

4.1

Как отправить группе сообщение по электронной почте

В поле Кому при создании сообщения в Gmail укажите адрес группы, а не каждого из пользователей.

Как отправить группе сообщение по электронной почте
4.2

Как пригласить группу на мероприятие

На странице информации о мероприятии в Календаре в поле Гости введите адрес группы. После этого все участники группы появятся в разделе Гости.

Как пригласить группу на мероприятие
4.3

Как предоставить группе доступ к документам, таблицам, презентациям и формам

Чтобы предоставить группе доступ к файлу Google (документу, таблице или презентации в Интернете), откройте этот файл и нажмите Настройки доступа. Затем введите адрес электронной почты группы.

Пользователи, которых вы добавите в группу позже, тоже получат доступ к этому документу. Если удалить участника из группы, он потеряет это право.

Предоставление доступа к документам, таблицам, презентациям и формам
5

Управление группами

Вы можете одновременно входить в несколько групп или иметь к ним доступ. К счастью, управлять группами очень просто.

Читайте в этом разделе:

5.1

Как добавить группу в избранное

Если вы участвуете в нескольких группах, то можете добавить самые важные из них в Избранное. Для этого просто нажмите на звездочку рядом с названием группы.

Примечание. Выбрав Отмеченные в панели навигации слева, вы увидите помеченные звездочкой темы и сообщения (но не группы). Помеченные группы находятся в разделе Избранное.

Как добавить группу в избранное
5.2

Как изменить настройки участия в группе

Все группы, в которых вы состоите, перечислены на странице Мои группы. Если вы управляете группой или являетесь ее владельцем, то увидите соответствующую пометку рядом с названием группы.

Вам приходит слишком много писем из одной из групп? Вместо получения отдельных уведомлений вы можете настроить получение сводки по группе один раз в день или совсем отключить получение сообщений по электронной почте, если предпочитаете просматривать их на форуме.

Чтобы изменить настройки получения сообщений:

  1. Откройте страницу Мои группы.

  2. Выберите подходящий вариант получения уведомлений.

  3. Нажмите Покинуть эту группу, чтобы выйти из группы.

Как изменить настройки участия в группе

Дальнейшие действия

Попробовать

Узнать больше

Узнайте, как создавать готовые ответы на вопросы, делиться контентом с несколькими пользователями, используя один адрес или создавать виртуальные доски объявлений.

Советы по работе с Группами