Как предоставить общий доступ к файлу с помощью Google Диска

Google Диск – отличное решение для централизованного управления файлами в организации. Если вы не являетесь администратором, то можете настроить на Диске хранилище для своей команды. Благодаря общему доступу к файлам на Диске ваши коллеги смогут находить, хранить документы и работать с ними в организованной структуре папок.

Примечание. Чтобы настроить общий доступ к файлам для своей организации, рекомендуем использовать надежный аккаунт, например аккаунт администратора или выделенный для этой цели аккаунт с правами администратора (например, companydrive@solarmora.org). Поскольку от надежности аккаунта зависит безопасность корпоративных документов, используйте двухэтапную аутентификацию или другие меры дополнительной защиты. В наших примерах упоминается аккаунт вымышленной компании Solarmora.

Наши рекомендации подойдут для компаний, в которых работает не более 200 сотрудников и используются простые настройки доступа. В противном случае могут возникать задержки, особенно если на Диске хранятся десятки тысяч документов и множество папок.

Впрочем, эти параметры подойдут и для крупных организаций, если хранилище используется редко, в структуре папок не более четырех уровней, а настройки доступа максимально просты.

Что вам понадобится:

Аккаунт G Suite

20 минут

Консоль администратора (Необязательно) Права администратора, чтобы настраивать доступ к файлам для всей организации

1

Как создать центральное хранилище

1.1

Как создать папку верхнего уровня

Папка верхнего уровня на Диске – аналог "Моих документов" для целой организации. Она значительно упрощает работу с файлами.

Чтобы создать папку верхнего уровня, выполните следующие действия:

  1. Откройте Диск.

  2. При необходимости введите свой адрес электронной почты (имя@ваш_домен.ru) и пароль.

  3. Нажмите СОЗДАТЬ и выберите Папка.

  4. Введите имя папки, например "Корпоративные документы", и нажмите Создать. Новая папка появится в разделе Мой диск.

Как создать папку верхнего уровня
1.2

Как создать вложенные папки для отделов организации

Теперь рассмотрим, как создавать вложенные папки для отделов или команд. В нашем примере – для отдела маркетинга.

  1. Перейдите в папку верхнего уровня.

  2. Нажмите СОЗДАТЬ и выберите Папка.

  3. Введите название папки, например "Маркетинг", и нажмите Создать.

Созданная папка будет вложена в папку верхнего уровня.

Таким же образом можно создавать папки для остальных отделов и команд организации. Главное – сохранить единую структуру всех папок.

Как создать вложенные папки для отделов организации
2.1

Как работают Группы

Google Группы упрощают обмен файлами и управление доступом к ним. Допустим, группа solarmora-marketing@solarmora.com состоит из пяти пользователей. Чтобы все они могли работать с папкой, достаточно указать адрес группы.

Новый участник группы автоматически получит возможность работать с доступными ей документами.

И наоборот: если удалить участника из группы, он потеряет это право.

Как работают Группы
2.2

Как создать группу для отдела или команды

Чтобы создать группу для команды или отдела, выполните следующие действия:

  1. Перейдите по адресу groups.google.com.

  2. Чтобы создать для организации частные группы, нажмите Мои Группы > Просмотреть другой домен: vashdomen.ru.

  3. Нажмите СОЗДАТЬ ГРУППУ.

  4. Введите информацию о группе.

  5. В качестве типа группы выберите Список рассылки.

  6. В меню "Присоединение к группе" выберите Только приглашенные пользователи.

  7. Нажмите СОЗДАТЬ.

Как создать группу для отдела или команды

Чтобы добавить пользователей в группу, выполните следующие действия:

  1. Нажмите Пригласить участников в группу.

  2. Введите адреса электронной почты пользователей, которые войдут в группу, и добавьте сообщение.

  3. Нажмите Отправить приглашения.

  4. Нажмите Готово.

Чтобы создать дополнительные группы, выполните те же действия. Если вам потребуется помощь при создании групп, изучите раздел Начало работы с Группами.

Нет
2.3

Как предоставить сотрудникам доступ к хранилищу

Чтобы предоставить всей организации доступ к группе верхнего уровня только для чтения, выполните следующие действия:

  1. Откройте Диск. В разделе Мой диск выберите папку верхнего уровня.
  2. Нажмите Общий доступ к Диску.

  3. Выберите Дополнительно.

  4. В разделе Уровни доступа нажмите Изменить.

  5. Выберите Вкл, чтобы все сотрудники вашей организации могли находить и просматривать группу.

  6. В качестве уровня доступа выберите Чтение.

  7. Нажмите Сохранить, а затем Готово.

Как предоставить сотрудникам доступ к хранилищу
2.4

Как предоставить группам доступ к вложенным папкам

Когда вы создадите папки и группы, необходимо настроить доступ. Например, нужно разрешить сотрудникам отдела маркетинга управлять папкой "Маркетинг" и файлами в ней.

Чтобы предоставить определенной группе доступ к вложенной папке, выполните следующие действия:

  1. Выберите вложенную папку.

  2. Нажмите Общий доступ к Диску.

  3. Выберите Дополнительно.

  4. В разделе Пригласить пользователей введите адрес электронной почты группы, которой хотите предоставить доступ, и нажмите Редактирование.

  5. (Необязательно) Чтобы запретить пользователям рассылать приглашения, выполните следующие действия:

    • Установите флажок Запретить редакторам добавлять пользователей и изменять настройки доступа.
    • Нажмите Сохранить изменения.
  6. Нажмите Отправить, а затем Готово.

Как предоставить группам доступ к вложенным папкам
2.5

Как работает общий доступ к файлам

В нашем примере участники группы Solarmora Marketing могут редактировать папку "Маркетинг" и ее содержимое, а также добавлять и редактировать файлы. Но они не смогут управлять папками верхнего уровня, в том числе папкой "Корпоративные документы".

Если пользователь с правом редактирования удалит файл из общей папки "Маркетинг", он будет по-прежнему доступен автору и владельцам папок верхнего уровня. Но остальные сотрудники не смогут работать с этим файлом.

Администратор может изменять и удалять файлы и папки из всех вложенных папок. Подробнее...

3

Как помочь сотрудникам начать работу

После того как вы создадите общее хранилище и группы, помогите коллегам настроить Google Диск. Разошлите им инструкции, составленные на основе представленного ниже шаблона.

Читайте в этом разделе:

3.1

Образец электронного приглашения

Предлагаем образец, с помощью которого можно создать приглашение для сотрудников.

Добро пожаловать в Google Диск. Папка название папки верхнего уровня настроена в качестве общего хранилища корпоративных файлов. В ней можно хранить документы и вместе работать над ними.

Выполните следующие действия:

  1. Откройте Диск.
  2. Войдите, указав полный адрес электронной почты (имя@ваш_домен.ru) и пароль.
  3. Нажмите Доступные мне.
  4. Дважды нажмите на название папки верхнего уровня.
  5. Нажмите на стрелку рядом с названием папки верхнего уровня и выберите Добавить  на Мой диск.

Теперь папка название папки верхнего уровня появится в разделе "Мой диск". Чтобы найти папку своей команды, дважды нажмите на название папки верхнего уровня, найдите нужный отдел и перейдите во вложенные папки. Вы входите в команду название команды (название_группы@ваш_домен.ru), поэтому уже можете добавлять и редактировать файлы в этой папке. Чтобы открывать папку быстрее, добавьте ее в раздел Мой диск так же, как добавили название папки верхнего уровня.

Образец электронного приглашения

Принципы работы

После того как вы добавите название папки верхнего уровня и папку команды на Диск, вы сможете создавать и редактировать их содержимое. Файлы, размещенные в папке команды, автоматически становятся доступны всем сотрудникам отдела.

Файлы в разделе Мой диск (вне папки название папки верхнего уровня) будут видны только вам, пока вы не откроете к ним доступ или не переместите их в общую папку. Подробнее о работе с Диском...

Теперь вы можете сохранять файлы на Диске и обмениваться ими с коллегами. Если у Вас возникнут вопросы, я с радостью на них отвечу.

С уважением,

Имя и контактные данные администратора

Дальнейшие действия

Попробовать

Узнать больше

Узнайте, как редактировать файлы Microsoft® Office®, не устанавливая дополнительных программ, сканировать документы и изображения в формате PDF с помощью мобильного телефона или отправлять большие вложения по электронной почте.

Советы по работе с Диском