Возможности Документов

С помощью этого сервиса вы cможете писать отчеты, создавать совместные предложения по проектам или отслеживать заметки к встречам.

Не нужно устанавливать специальное ПО: создавайте и редактируйте документы прямо в браузере. С одним файлом могут работать сразу несколько человек, а все изменения, вносимые другими пользователями, отображаются в реальном времени и сохраняются автоматически.

Что вам понадобится:

Аккаунт G Suite

10 минут

Возможности Google Документов
1

Создание и импорт

Для начала вам понадобится документ, с которым вы будете работать.

Читайте в этом разделе:

1.1

Как создать документ

Вы можете создать документ в Google Документах или на Google Диске.

Откройте Google Документы и нажмите .

Создать документ

В сервисе Google Диск нажмите Создать > Google Документы.

Новые Google Документы
1.2

Как импортировать и преобразовать файлы в формат Google Документов

Вы можете импортировать и преобразовать в формат Google Документов свои текстовые файлы (например, Microsoft® Word® или Adobe® PDF).

  1. Откройте Google Диск.

  2. Нажмите Создать > Загрузить файлы и выберите текстовый документ на компьютере. Поддерживаются форматы DOC, DOCX, DOT, HTML, ODT, RTF и TXT.

  3. Нажмите правой кнопкой мыши на файл, который нужно преобразовать, и выберите Открыть с помощью > Google Документы.

При конвертации файла создается его копия в формате Google Документов. Как и другие файлы, ее можно редактировать прямо в браузере.

Ваши документы в формате Word?

Документы в формате Microsoft Word на Google Диске не обязательно преобразовывать в формат Документов. Вы можете:

Импорт и преобразование старых файлов в формат Google Документов
2

Изменение и форматирование

Вы можете работать с документами так же, как и в любом другом текстовом редакторе. Google Документы автоматически сохраняют любые изменения.

Читайте в этом разделе:

2.1

Как редактировать текст

Чтобы переименовать документ, нажмите на поле Новый документ вверху страницы, введите название и нажмите ОК.

Чтобы добавить или изменить текст, просто установите курсор в нужном месте и введите текст.

Как редактировать текст
2.2

Как добавить цвета и стили

Чтобы изменить поля, цвет и ориентацию страницы, нажмите Файл > Настройки страницы.

Прочие изменения можно внести с помощью панели инструментов. Вот основные средства редактирования:

Отмена/повтор действия в Google Документах

Отменить или повторить последнее изменение

Копирование формата в Google Документах

Копировать форматирование одного раздела и применить его к другому

100%

Изменить масштаб

Обычный текст

Выбрать стиль текста

Arial 10

Изменить шрифт и размер шрифта

Жирный шрифт и курсив в Google Документах

Изменить начертание (полужирный, курсив или подчеркнутый) и цвет шрифта

Вставка ссылки в Google Документах

Вставить ссылку для выбранного текста

Вставка комментария в Google Документах

Добавить комментарий

Выравнивание текста в Google Документах

Изменить выравнивание текста

Дополнительно

Выбрать межстрочный интервал, нумерованный или маркированный список, цвет фона и другие инструменты редактирования

2.3

Как добавить картинки, ссылки, таблицы и другие объекты

Меню Вставка позволяет добавить в документ различные объекты, например:

Изображение: добавьте изображение с компьютера, из Интернета или с Google Диска.

Ссылка: добавьте ссылку на другую страницу, заголовок или закладку в этом документе.

Рисунок: создавайте фигуры, рисунки и диаграммы прямо в документе.

Таблица: создайте таблицу, указав количество столбцов и строк.

Закладка: добавьте ссылки на определенные места в своем документе.

Оглавление: создайте автоматическое оглавление со ссылками на все заголовки (если вы применили стили заголовков).

Как добавить картинки, ссылки, таблицы и другие объекты
2.4

Как создать столбцы на странице

Если вы пишете научную статью или составляете другой объемный документ, вам может потребоваться оформить текст в столбцы.

Как создать столбцы

  1. Нажмите Формат > Столбцы.
  2. Выберите нужное количество столбцов.
  3. Чтобы изменить ширину интервалов или разграничить столбцы, выберите Формат > Столбцы > Другие параметры.
  4. Нажмите Применить.
3

Общий доступ и совместная работа

Если вы хотите работать над документом вместе с коллегами или партнерами, просто предоставьте к нему общий доступ. Пользователи смогут одновременно вносить любые изменения, которые будут отображаться в реальном времени.

Читайте в этом разделе:

3.1

Как предоставить доступ своей команде

Чтобы открыть доступ к файлу, который вы создали или можете редактировать:

  1. Откройте файл, к которому нужно предоставить доступ.

  2. Нажмите Настройки доступа.

  3. Введите адреса электронной почты или укажите группы в Google Группах, которым нужно предоставить доступ к файлу.

  4. Укажите, какие права вы хотите предоставить этим пользователям:

    • Редактирование: соавторы могут добавлять и изменять содержание документа, а также вставлять комментарии.
    • Комментирование: соавторы могут только добавлять комментарии; изменение содержания недоступно.
    • Чтение: пользователи могут только просматривать файл; добавление комментариев и изменение содержания невозможно.
  5. Нажмите Отправить.

Ссылка на документ, к которому вы предоставили доступ, будет отправлена всем указанным пользователям.

Как предоставить доступ своей команде
3.2

Как добавлять комментарии и отвечать на чужие замечания

Если у вас нет возможности работать над файлом одновременно с другими пользователями, вы можете оставить свои комментарии и вопросы на полях документа. Остальные участники команды увидят их, когда откроют файл.

  1. Выделите текст.

  2. На панели инструментов нажмите кнопку .

  3. Введите свой комментарий и нажмите Комментировать.

Если ваш комментарий обязательно должен увидеть определенный участник команды, введите + и укажите его адрес электронной почты. Он получит письмо с вашим комментарием и ссылку на документ, после чего сможет ответить на ваши вопросы или начать обсуждение.

Когда вы проясните все вопросы, нажмите Вопрос решен.

Как добавлять комментарии и отвечать на чужие замечания
3.3

Как предлагать правки

Если у вас есть права на редактирование или комментирование документа, вы можете предлагать изменения непосредственно в нем. При этом ваши правки не будут применены, пока автор документа их не одобрит.

  1. В раскрывающемся меню в верхнем углу выберите Советовать (режим может быть обозначен значком ).
  2. Чтобы предложить изменения, введите нужный текст там, где это необходимо. Ваш текст будет выделен специальным цветом, а удаленные фрагменты будут вычеркнуты (но не удалены, пока автор документа не одобрит ваши правки).
  3. Владелец документа получит письмо с вашими предложениями и сможет принять или отклонить их.
Как предлагать правки
3.4

Как использовать чат

Для общения в реальном времени можно использовать чат. Если документ открыт у нескольких пользователей, нажмите кнопку , и вы сможете моментально обмениваться комментариями, не закрывая документ.

Как использовать чат
4

Печать и скачивание

Вы можете без труда распечатать документ, создать его копии или скачать его в другом формате.

Читайте в этом разделе:

4.1

Как распечатать документ

Чтобы распечатать документ, выполните одно из следующих действий:

  • Нажмите Файл > Печать.
  • Нажмите .

Откроется окно предварительного просмотра, в правой части которого вы можете пролистать документ, а в левой – указать настройки печати.

Как распечатать документ
4.2

Как скачать документ в другом формате

Чтобы загрузить версию документа, которую можно открыть в других программах, нажмите Файл > Скачать как и выберите нужный формат:

  • Microsoft Word (DOCX)

  • OpenDocument (ODT)

  • Rich Text Format (RTF)

  • Документ PDF (PDF)

  • Обычный текст (TXT)

  • Веб-страница (HTML в архиве ZIP)

Как скачать документ в другом формате
4.3

Как создать копию файла в Документах

Функция копирования документа позволяет использовать его в качестве шаблона. Например, если вам приходится писать множество однотипных коммерческих предложений, вы можете сделать копии одного предложения и внести в них нужные изменения, не создавая каждый документ заново.

Чтобы создать копию документа, нажмите Файл > Создать копию. Вы сможете переименовать эту копию и при необходимости предоставить к ней общий доступ.

Создание копии в Google Документах
4.4

Как отправить копию в виде прикрепленного файла

Если вам нужно предоставить документ в другом формате, например Word или PDF, вы можете отправить его в виде прикрепленного файла. При этом будет отправлена копия документа, а не оригинал, и вы не сможете использовать доступные в Документах инструменты для совместной работы.

  1. Нажмите Файл > Прикрепить к сообщению эл. почты.

  2. Выберите формат.

  3. Введите адреса электронной почты или укажите Google Группы, которым нужно отправить файл.

  4. При необходимости добавьте сообщение.

  5. Нажмите Отправить.

Как отправить копию в виде прикрепленного файла

Дальнейшие действия

Узнать больше

Узнайте, как редактировать документы в формате Word, не устанавливая Microsoft® Office®, автоматически добавлять цитаты в научные работы и коммерческие предложения и мгновенно переводить документы на другие языки.

Советы по работе с Документами