Возможности Календаря

Google Календарь позволяет быстро организовать встречу или мероприятие, а также настроить напоминания о событиях, так что вы всегда будете в курсе ближайших дел. Календарь поддерживает работу в команде, поэтому вы сможете с легкостью отправить свое расписание другим сотрудникам или создать несколько календарей для совместного использования в коллективе.

Что вам понадобится:

Аккаунт G Suite

10 минут

Раньше использовали другой календарь? Возможно, вам пригодятся советы по переходу на Google Календарь с Outlook или с IBM Notes.

Примечание. Возможно, прежде чем приступить к изучению этого руководства, вам следует импортировать в систему ваш прежний календарь (если ваш администратор этого ещё не сделал).

Возможности Google Календаря
1

Планирование мероприятий

Календарь позволяет с легкостью создавать как разовые события (например, конференции), так и повторяющиеся мероприятия. Получив приглашение на мероприятие, созданное другим пользователем, вы можете одним нажатием принять его и сообщить об этом всем остальным участникам.

Читайте в этом разделе:

1.1

Как создать мероприятие

Чтобы создать мероприятие в Календаре:

  1. Откройте страницу calendar.google.com.
  2. Нажмите СОЗДАТЬ.
Как создать мероприятие
1.2

Как пригласить пользователей, зарезервировать помещения и ресурсы

Чтобы пригласить пользователей на мероприятие:

  1. На странице Сведения о мероприятии найдите раздел Добавить и нажмите Гости.

  2. Начните вводить имя или адрес электронной почты пользователя. Вы увидите подходящие адреса в вашей организации.

  3. Выберите адрес, чтобы пригласить пользователя на мероприятие. Если нужный вариант не появился, введите адрес целиком и нажмите Добавить.

Вы можете добавить даже Google Группу, чтобы пригласить сразу несколько человек, например ваш отдел (marketing@solarmora.com) или всю компанию (everyone@solarmora.com).

Чтобы зарезервировать помещения и ресурсы* для мероприятия:

  1. На странице Сведения о мероприятии найдите раздел Добавить и нажмите Комнаты и др..

  2. Чтобы просмотреть только доступные ресурсы, нажмите Показывать только доступные (необязательно).

  3. Начните вводить название помещения или ресурса и выберите нужный вариант. Другой способ – нажать Добавить рядом с нужным ресурсом в списке.

*Сначала ваш администратор G Suite должен создать и настроить ресурсы календаря для организации.

Как пригласить пользователей, зарезервировать помещения и ресурсы
1.3

Как выбрать время проведения мероприятия

Чтобы указать период проведения мероприятия, введите время и дату его начала и окончания в соответствующие поля.

Чтобы создать повторяющееся мероприятие (например, еженедельные совещания):

  1. Установите флажок Повторяющееся мероприятие и укажите необходимые настройки.

  2. Нажмите СОХРАНИТЬ.

Если у мероприятия много участников, вы можете быстро определить, когда все они будут свободны. Нажмите Предлагаемое время под списком приглашенных, чтобы узнать, когда на мероприятии смогут присутствовать все участники. Вы можете также перейти на вкладку Доступность участников и комнат, чтобы ознакомиться с календарями пользователей и подобрать подходящее время проведения.

Как выбрать время проведения мероприятия
1.4

Как сохранить и изменить мероприятие

Указав все необходимое, сохраните мероприятие:

  1. Нажмите СОХРАНИТЬ.

  2. В появившемся окне нажмите Отправить, чтобы пригласить участников по электронной почте, или Не отправлять, чтобы пока не сообщать им о мероприятии.

Чтобы изменить существующее мероприятие:

  1. Нажмите на мероприятие в календаре.

  2. Нажмите Изменить мероприятие, чтобы скорректировать время его проведения, пригласить пользователей или внести другие изменения. На этой странице вы также увидите, кто из участников принял приглашение.

  3. Нажмите СОХРАНИТЬ.

Как сохранить и изменить мероприятие
1.5

Как ответить на приглашение

Полученные приглашения на мероприятия отображаются в вашем календаре.

Чтобы ответить на приглашение:

  1. Нажмите на нужное событие в календаре.

  2. Выберите свой ответ в диалоговом окне. Чтобы добавить короткий комментарий, нажмите Подробнее, укажите ответ, введите сообщение и нажмите Сохранить.

  3. Вы можете в любой момент изменить свое решение, нажав Подробнее > Добавить комментарий или изменить свой ответ.

Вы также получите приглашение на мероприятие по электронной почте. Если вы используете Gmail, то сможете ответить на него, нажав Ответить в списке входящих писем или выбрав нужный вариант в самом сообщении.

Как ответить на приглашение
1.6

Как найти и восстановить удаленное мероприятие

Вы можете восстановить случайно удаленное событие или удалить его безвозвратно.

Чтобы просмотреть и восстановить удаленное мероприятие*:

  1. Перейдите на вкладку Мои календари на главной странице Календаря.
  2. Наведите указатель мыши на календарь и нажмите Стрелка раскрывающегося меню календаря > Корзина рядом с его названием.
  3. Установите флажок рядом с нужным мероприятием и выполните одно из следующих действий:
    • Чтобы вернуть удаленный элемент обратно в календарь, нажмите Восстановить выбранные мероприятия.
    • Чтобы стереть элемент безвозвратно, нажмите Удалить навсегда.
  4. Чтобы безвозвратно удалить мероприятия в корзине, нажмите Очистить корзину в верхней части страницы (необязательно).

*Для управления удаленными мероприятиями в чужих календарях у вас должно быть разрешение "Вносить изменения" или "Вносить изменения + предоставлять доступ".

Примечание. Удаленные мероприятия можно восстановить в течение 30 дней.

2

Напоминания

Чтобы не забыть о мероприятии, создайте напоминание. Вы сможете получить его по электронной почте, на телефон или компьютер.

Читайте в этом разделе:

2.1

Как задать параметры оповещений по умолчанию

  1. Нажмите на значок и выберите Настройки.

  2. Перейдите на вкладку Календари.

  3. Нажмите Редактирование оповещений напротив названия календаря.

  4. Укажите, когда и как вы хотите получать различные уведомления.

  5. Нажмите СОХРАНИТЬ.

Как задать параметры оповещений по умолчанию
2.2

Как добавить или изменить оповещения для конкретного мероприятия

Если для подготовки к мероприятию вам нужно больше времени, чем обычно, или, наоборот, оповещение вовсе не требуется, менять настройки уведомлений по умолчанию не обязательно. Вы можете просто настроить напоминания для конкретного события.

  1. Выберите его в календаре и нажмите Изменить мероприятие (если в нем нет других участников) или Подробнее… (если приглашены гости).

  2. В разделе Оповещения укажите свои предпочтения.

  3. Если одного напоминания недостаточно, нажмите Добавить оповещение.

  4. Чтобы удалить оповещение, нажмите рядом с ним на значок .

  5. Нажмите СОХРАНИТЬ.

Как добавить или изменить оповещения для конкретного мероприятия
3

Общий доступ и просмотр чужих календарей

Вы можете предоставить доступ к своему календарю коллегам, родственникам или друзьям, чтобы они могли в любой момент определить, когда у вас будет свободное время. При необходимости вы также можете просматривать календари других пользователей.

Читайте в этом разделе:

3.1

Как предоставить доступ к своему календарю

Чтобы настроить доступ пользователей к своему календарю:

  1. Нажмите на значок Стрелка раскрывающегося меню календаря рядом с названием календаря.

  2. Нажмите Открыть общий доступ к этому календарю.

  3. Введите адреса электронной почты и настройте разрешения для пользователей, которым вы хотите предоставить доступ.

  4. Нажмите Сохранить.

Как предоставить доступ к своему календарю

Чтобы предоставить доступ тем, кто не использует Google Календарь:

  1. Нажмите на значок Стрелка раскрывающегося меню календаря рядом с названием календаря.

  2. Нажмите Настройки календаря.

  3. Найдите раздел Адрес календаря и выберите один из вариантов, чтобы получить ссылку. Например, чтобы пользователь мог открыть ваш календарь в любом браузере, нажмите , и вы увидите нужный URL в открывшемся окне.

  4. Нажмите ОК > Сохранить.

Как предоставить доступ к своему календарю
3.2

Как посмотреть чужой календарь

Хотите узнать, есть ли свободное время у вашего друга?

Чтобы просмотреть календарь другого пользователя:

  1. В разделе Другие календари нажмите на поле Добавить календарь и начните вводить имя или адрес электронной почты нужного пользователя.

  2. Выберите пользователя из списка.

    • Если доступ к календарю открыт для вас, то он появится в списке Другие календари, а мероприятия пользователя будут видны в вашем календаре.
    • Если пользователь не предоставил вам доступ к своему календарю или вовсе не пользуется этим сервисом, откроется диалоговое окно. Заполните поля и нажмите Отправить запрос.
  3. Если вы не хотите видеть мероприятия другого пользователя в своем календаре, снимите флажок слева от его имени в списке Другие календари.

Чтобы вернуться к просмотру только своего календаря, нажмите на значок рядом с ним и выберите Показать только этот календарь.

Как посмотреть чужой календарь
4

Создание календаря для группы

Чтобы контролировать график отпусков и расписание командировок команды специалистов, создайте общий календарь, чтобы:

  • Всегда знать, к кому можно обратиться для обсуждения актуальных вопросов.
  • Планировать групповые мероприятия и встречи.
  • Назначать задания с учетом доступности участников команды.

Читайте в этом разделе:

4.1

Создание календаря для группы

Как создать календарь для группы:

  1. Нажмите на значок рядом с заголовком Мои календари и выберите Создать календарь.

  2. Введите название и описание календаря, а также укажите часовой пояс.

  3. Установите флажок Открыть общий доступ к этому календарю другим пользователям и предоставьте доступ всем в организации.

  4. Введите адреса электронной почты тех, кто может вносить изменения в календарь, а также настройте соответствующие разрешения.

  5. Нажмите Создать календарь.

Таким образом можно создать любое количество календарей.

Создание календаря для группы
5

Настройка

Теперь вы знакомы с основными функциями Календаря и можете настроить его под собственные нужды.

Читайте в этом разделе:

5.1

Как поменять режим просмотра календаря

Вы можете выбрать, какой период должен охватывать отображаемый календарь, или переключиться в режим "Расписание" для просмотра всех событий. Выберите подходящий вариант в верхнем углу страницы.

Как поменять режим просмотра календаря
5.2

Как выбрать цвет мероприятия

Цвета событий пригодятся в случае, если включено отображение нескольких календарей одновременно.

Чтобы изменить цвет мероприятий в своем или чужом календаре:

  1. Нажмите на значок рядом с названием календаря.

  2. Выберите желаемый цвет.

Как выбрать цвет мероприятия

Дальнейшие действия

Попробовать

Узнать больше

Узнайте, как прикреплять к мероприятиям файлы, создавать групповые календари или указывать рабочие часы.

Советы по работе с Календарем